Software de gestión documental
Dile adiós al papel en tu empresa. Ahorra tiempo y costes con un programa de gestión documental en el que puedas tener un registro de todos tus documentos.
Digitaliza tu empresa con un programa de gestión de documentos
Descubre las ventajas de la gestión documental con Odoo:
Registro avanzado. Registra, comparte, categoriza y envía documentos escaneados, desde facturas hasta contratos.
Control del flujo de documentos. Monitoriza el flujo de documentos de entrada y salida de tu empresa.
Eliminación del papel. Da el paso definitivo para la gestión documental digital en tu negocio.
Ahorro de costes y tiempo. Dispón de tus documentos en un solo lugar, accesible donde estés y mejora la productividad de los procesos documentales.
Aplicación de firma integrada. Evita perder tiempo al imprimir y firmar documentos. Tu solución se integra con una aplicación de firma para que puedas hacerlo directamente.
¿Cómo funciona esta calculadora?
| Solicitar a los clientes información sobre el contrato (dirección, nombres, …) | 2 min |
|---|---|
| Redactar contratos con la información de los clientes a partir de una plantilla | 4 min |
| Enviar contratos para los clientes los firmen | 2 min |
| Se reciben contratos firmados y se imprimen | 5 min |
| Encontrar al director o gerente para que firmen | 5 min |
| Interrupción por parte del director o gerente | 10 min |
| Escanear el contrato firmado por ambas partes | 5 min |
| Enviar el contrato a ambas partes | 1 min |
| Archivar | 1 min |
| Total: 33 min |
| Enviar plantilla al cliente y al gerente | 1 min |
|---|---|
| El cliente introduce sus propios datos y firma | 0 seg |
| El gerente firma electrónicamente con solo un clic | 1 min |
| Todos reciben una copia, el documento se indexa y almacena | 0 seg |
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| Total: 2 m |
| Al contador le hace falta un recibo al registrar un pago | 30 seg |
|---|---|
| Enviar un correo electrónico para solicitar el recibo, establecer una tarea pendiente para llevar el seguimiento. | 60 seg |
| 2 semanas más tarde, enviar un recordatorio para obtener el recibo | 30 seg |
| El empleado envía una foto del recibo por correo electrónico | 60 seg |
| Una vez que se recibe la factura, volver a abrir el software de contabilidad para registrar el gasto | 120 seg |
| Guardar el recibo en el gestor de documentos o imprimirlo | 0 seg |
| Encontrar el pago para conciliarlo con el recibo desaparecido | 90 seg |
| Total: 390 s |
| Enviar una solicitud de “documento faltante” para el Recibo 2018/0021 | 20 seg |
|---|---|
| Los seguimientos se automatizan | 0 seg |
| El empleado sube una foto de la factura | 60 seg |
| El recibo se procesa automáticamente (Inteligencia Artificial) y se guarda en el sitio correcto | 0 seg |
| El contador puede validar y reconciliar recibos en lotes | 20 seg |
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| Total: 100 s |
| Interrumpir tu tarea actual para obtener el logo que necesitas | 60 seg |
|---|---|
| Enviar un correo electrónico a tu diseñador | 65 seg |
| El diseñador te envía el logo | 70 seg |
| 1 día después: lee la respuesta, descarga el logo, continúa tu tarea | 60 seg |
| Total: 225 s |
| Encontrar el archivo en Documentos de Odoo | 30 seg |
|---|---|
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| Total: 30 s |
| Registrar 50 facturas manualmente | 37 min |
|---|---|
| Solicitar la verificación o validación de 10 facturas (escanear, enviar por correo electrónico, esperar la respuesta) | 22 min |
| Almacenar e indexar facturas | 3 min |
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| Total: 62 min |
| Escanear 30 facturas en papel | 2 min |
|---|---|
| El portal de correo electrónico procesa 20 facturas por ti | 0 seg |
| La IA procesa todas las facturas por ti | 0 seg |
| Validar 50 facturas que se registraron previamente | 7 min |
| Solicitar la verificación de 10 facturas (en un clic, con seguimiento automatizado) | 3 min |
| Total: 12 min |
| Solicitar información al candidato (NSS, primer día de trabajo, etc.) | 6 min |
|---|---|
| Preparar el contrato de empleo, guardarlo como PDF, enviarlo al candidato. | 15 min |
| Recibir la versión firmada del candidato, responder el correo electrónico, imprimirlo | 5 min |
| Ir a la oficina del gerente, interrumpirlo (2x), solicitar una firma | 15 min |
| Registrar el contrato. Escanear el documento firmado por ambas partes, enviarlo al candidato, subirlo al software gestor de documentos | 3 min |
| Enviar el contrato totalmente firmado a la empresa de nómina | 1 min |
| Primer día: reunión para leer las políticas de la empresa, imprimir y escanear documentos firmados | 35 min |
| Total: 78 min |
| Haz clic en «Enviar oferta» a partir de una plantilla | 20 seg |
|---|---|
| El candidato revisa, introduce información y firma la oferta | 0 seg |
| El gerente firma el documento | 45 seg |
| Haz clic en “Enviar políticas de la empresa” | 10 seg |
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| Total: 75 s |
Con esta solución podrás crear facturas automáticamente a partir de un documento escaneado. La solución Odoo para gestión documental te permite asignar compartir documentos con tus empleados, así como llevar el control interno del flujo documental. Valida los documentos o establece reglas de uso.
Podrás también procesar documentos en lotes, de forma que puedas solicitar la validación de múltiples documentos de manera rápida y fácil. Crea carpetas y etiquetas y asígnalos a la persona responsable de la forma más sencilla. Además podrás crear todo tipo de documentos, como hojas de productos, listas de tareas o facturas de proveedores.
Software de gestión de documentos en Manresa
Si necesitas un programa de gestión documental en Manresa, implementa el software de gestión Odoo. Puedes instalarlo en local o acceder en la nube e Incluye todas las funcionalidades para la gestión de documentos avanzada.
Evita que tus documentos se pierdan debido a una mala organización y elimina los costes que supone generar y archivar documentos en papel.
Encuentra la información rápidamente. Haz un seguimiento automatizado de la recepción de documentos y agiliza su procesamiento.
Gestiona el conocimiento en tu empresa. Ten todos los documentos de tu empresa en un solo lugar.
Procesa las facturas con Inteligencia Artificial. No tendrás que registrar manualmente decenas de facturas, ya que sólo tendrás que escanear tus facturas en papel y la IA las validará en tiempo récord.
Aprende de tu negocio. Dispón de datos reales de tu negocio, procesa tus documentos de forma automática.
Buscar, solicitar o firmar documentos puede suponer un alto coste de tiempo para tus empleados. Almacena y procesa contratos, facturas y todo tipo de documentos sin tener que llevar a cabo tareas manuales como escanear o archivar documentos.
Ahorra más de 40 horas al mes en la gestión de documentos. Odoo es la solución que necesitas para optimizar la gestión documental.
